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研祥集團

      研祥智能科技股份有限公司成立于1993年,是中國最大的特種計算機研究、開發、制造、銷售和系統整合于一體的高科技企業。2003年10月10日,研祥智能于香港聯交所上市,是中國同行業中唯一的上市公司。研祥主要產品形成嵌入式、自動化、通訊、裝備四大體系、1500多個型號,建立起完整的自主知識產權體系,整體技術達到“國內領先、國際先進”。研祥在全球范圍內提供高可靠產品及整體解決方案,產品廣泛應用在能源、物聯網、交通、工業、金融、網絡通訊、醫療、信息娛樂、安防、環保、政府教育等行業。

建設背景
 
      2013年,研祥智能開始考慮采用一套協同辦公系統,這主要是出于三個方面的原因:一方面,研祥智能在所處的工控行業面臨著機遇和挑戰。盡管研祥智能是國內工控領域的領先企業,但是面對國際廠商還是面臨較大的挑戰。研祥智能希望能夠快速適應客戶的需求以提升市場競爭力,而這如果沒有合適IT系統作為支撐是很難實現的。另一方面,研祥智能一直以來非常重視企業信息化建設,部署了很多由其他廠商提供或者內部開發的應用系統,為業務水平、管理水平的提升帶來了很大幫助。但是由于各個系統之前沒有很好地集成起來,各套OA系統的帳號、密碼、操作方式都不一樣,導致用戶不得不做很多重復輸入工作,由此形成了信息孤島,浪費大量的硬件與人力資源。同時,集團溝通工具泛濫,缺少統一的溝通與交流平臺,審批繁雜,公司領導疲于在眾多的OA中批文件中。研祥智能希望借助一套協同辦公系統來為關鍵流程的優化提供支撐。

項目目標
 
      1.建立統一的研祥溝通交流平臺和知識、門戶管理平臺
      2.實現跨部門、跨地域的交叉的業務審批
      3.實現與其他應用軟件的集成

解決方案
 
      自定義門戶:基于研祥集團的各管理中心和各分子公司在OA系統中關注內容不一致,需要每天登錄OA時看到的信息全部是自己關注的內容的需求,萬戶為研祥集團搭建了三個門戶:分別是集團首頁、銷售中心首頁和效率分析首頁。
      效率分析及使用統計首頁:此首頁是項目上線初期時推廣的一個利器,企業流程和待辦文件可一目了然。經過不斷的優化和調整,目前此首頁上展現了幾個部分的數據:分別是待辦文件統計、流程使用數量統計、已辦文件數量排名、系統使用頻度、每日登錄人數和每日最高在線人數。
      信息管理:將信息管理欄目設置分成兩類,第一類是公司層面上統一管理的欄目,如新聞中心、通知公告、企業制度和企業文化等一級欄目。第二類是以各職能中心命名一級欄目,其下的子欄目由各職能中心規劃,重點展現本中心的內容。
      工作流程:根據流程所屬主管部門的職能劃分的,詳細分類如下:工作協調類、合同審批類、人力資源類、行政類、財務類、研發類、銷售類、制造類、產品營銷類、客服類、品質類、法務類、物控類、IT類。并詳細梳理工作流程上百個,涵蓋企業管理的方方面面,電子化的工作流程推動企業制度落地。
      溝通交流平臺:在本次項目中,溝通交流平臺主要用了三個功能:OCS、論壇和微博。有效的把研祥各地的分公司、生產工廠、地產業務和集團管理本部有機的結合在一起,降低溝通成本,提高溝通效率。
      會務管理:利用會務管理模塊,把研祥分布在全國的19個會議室管理起來,方便了會議的管理。
      SAP流程整合:將OA流程中已經審核通過的數據,直接同步到sap中,減少錄入工作,避免二次錄入的錯誤。

應用價值
 

萬戶OA系統的價值已經在日常應用中得到了體現。在企業內控方面,萬戶ezOFFICE幫助研祥智能實現了業務流程的標準化并固化下來。對于以往協同起來非常困難的跨部門、跨流程業務,相關人員借助萬戶ezOFFICE能夠方便的進行查詢、交互。這是因為萬戶ezOFFICE集成了各系統數據,形成了很好的協同機制。而且,研祥智能所采用的移動功能,能讓企業管理者在出差等不在辦公室的情況下也能借助移動設備隨時隨地進行業務生審批。




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